Det er ikke alle virksomheder, der har mulighed for at kræve særlige fakturaformater fra deres leverandører, fx e-fakturaer der kan indlæses direkte i faktura- og økonomisystemet. Det er med andre ord svært for mange virksomheder helt at undgå håndtering af papirfakturaer. Derfor kan alle typer af virksomheder vinde meget på effektiviseringen ved at få digitaliseret og fortolket papir- og pdf-fakturaer med elektronisk fakturahåndtering. I mange tilfælde starter processen således manuelt med scan fakturahåndtering. Herfra vil fakturaprocessen være 100 % digital.
Godkendelsesproceduren
I enkelte virksomheder vil godkendelsesproceduren være meget enkel, fx ved at alle fakturaer godkendes af én central person. Men i de fleste virksomheder ser billedet helt anderledes ud. Her kan der være behov for, at samme faktura godkendes af flere personer, at en beløbsgrænse afgør, hvem der godkender fakturaen, at forskellige personer skal godkende forskellige indkøb på samme faktura, eller noget helt fjerde.
Derfor skal fakturagodkendelsen kunne ske med automatisk distribution til rette modtager(e) samt godkendelse med et enkelt klik. Herudover er der ofte et stort antal tilbagevendende fakturaer i alle typer af virksomheder, som også kræver unødvendig opmærksomhed måned efter måned (rengøring, abonnementer, husleje, mv.).
Et system til automatisk fakturahåndtering kan via kontraktmatchning og fakturamatchning sikre automatisk godkendelse af fakturaer, når der foreligger en godkendt kontrakt eller indkøbsordre. Dette alene sparer organisationen for meget tid.
Kort sagt vil alle typer af virksomheder kunne opnå små, store og helt afgørende effektiviseringer i alle led af fakturaprocessen med et system til elektronisk fakturahåndtering.
Læs mindre