Få et automatiseret faktura system

Med et tidssvarende faktura system i skyen får du smidigere godkendelsesprocesser og færre fejl.

Online faktura system - sådan fungerer et

Sådan fungerer et online faktura system

Et digitalt faktura system består af flere elementer – eller delprocesser – som hver især løser en specifik opgave i det samlede faktura system. I centrum af det hele er selve datafangsten, hvor data fra alle typer af leverandørfakturaer indsamles, tolkes og overføres til systemet. Det gælder både eFakturaer, PDF-fakturaer og fysiske papirfakturaer, som scannes og konverteres til data.

Denne proces alene har stor betydning for graden af automatisering af dine fakturaer.

Matchning og godkendelse af fakturaer

Udover datafangsten består et digitalt faktura system også af en distributions- og godkendelsesmotor, som automatisk sender leverandørfakturaerne til godkendelse i organisationen ud fra fastsatte regler, så de enkelte fakturaer altid lander hos den eller de rigtige stakeholders.

Ikke alle fakturaer behøver imidlertid at blive godkendt manuelt. I mange tilfælde kan en faktura overføres direkte til kontering og betaling, hvis den kan matches med en responderende indkøbsordre (PO), kontrakt eller aftale. Det er især praktisk med tilbagevendende fakturaer for fx husleje, rengøring og lignende. I de tilfælde vil kun fakturaer, hvor der er en afvigelse mellem faktura og indkøbsordre, blive sendt videre i godkendelsesflowet til manuel godkendelse.

Automatisk matchning af fakturaer med tidssvarende faktura system
Faktura system skall Integreres dit økonomisystem

Integration med dit økonomisystem er afgørende

Når en faktura er godkendt eller matchet i dit faktura system, skal den godkendte faktura – eller rettere: alt relevant fakturadata – overføres til dit økonomisystem (ERP-system). Med et Cloud-baseret online faktura system har du de bedste betingelser for en smidig og hurtig integration til dit ERP-system, så dataudvekslingen kan ske helt automatisk, og fakturadata bliver bogført på de korrekte konti.

Læs mere om fordelene med fakturahåndtering

Hvad skal du se efter, når du vælger online faktura system?

Der findes mange systemer til fakturahåndtering at vælge imellem, og mange ERP-systemer har et modul til at håndtere leverandørfakturaer og godkendelsesprocesser. Der er dog sjældent tale om fuldt automatiserede processer, men i stedet en overordnet it-løsning til at understøtte velkendte manuelle rutiner.

Hold derfor øje med følgende tre ting i dit fremtidige faktura system:

 

Du får størst mulig fleksibilitet, når du vælger en SaaS-løsning i skyen. Det ligger i teknologiens natur, at den let kan skaleres efter dit aktuelle behov, og det er let at tilføje nye moduler og funktionalitet. På samme måde er det enkelt og smidigt at integrere fakturaløsningen til dit økonomisystem.

Din regnskabsafdeling skal let kunne opsætte godkendelsesflow – dvs. regler, distribution, stakeholders, afvigelsesmarginer, etc. På samme måde skal det være let for dine kolleger i organisationen at godkende fakturaer via den kanal, der passer dem bedst, fx online eller på mobilen.

Når du vælger at implementere et online faktura system, er det vigtigt, at du ikke blot fortsætter dine manuelle rutiner i digital form. I stedet skal du fokusere på at udnytte teknologien til at få nye og mere effektive rutiner udover manuel godkendelse af fakturaer. Fx kan du bruge automatisk fakturamatchning, så mange fakturaer kan undgå en manuel godkendelsesproces. På samme måde kan du arbejde strategisk med digitale kontrakter, sætte aftalerne i system og på den måde undgå tilbagevendende fakturaer.

Læs mere om håndtering af leverandørfakturaer i skyen

 

Når du vælger online faktura system

“The automation with Palette means a good time gain for us and in the integration with AX we know with certainty that everything will be quite right all the way.”

Jan Skarner, Head of Business Navigation at Clas Ohlson

Er du klar til næste skridt?

Fortæl os om jeres udfordringer.