Fakturascanning

Første trin i den daglige håndtering af leverandørfakturaer er dataindsamlingen, dvs. fakturascanning og tolkning af fakturadata.

Fakturascanning og fakturatolkning med Palette

Fakturascanning – vælg den rigtige løsning

Mange virksomheder er kommet langt og har automatiseret størstedelen af de arbejdsopgaver, der er forbundet med at scanne fakturaer, men for nogle er det problematisk. Det er også et område, der er meget omdiskutere t, da flere lande stiller krav til e-faktura, og hvor den offentlige sektor er gået forrest.

Her beskriver vi de forskellige muligheder for fakturascanning, der findes – inkl. fordele og ulemper ved de forskellige løsninger. Vi kommer også rundt om e-fakturaens betydning for dataopsamlingen, uden at vi dog går helt i dybden (læs mere om e-faktura).

Scan fakturaer selv – sådan fungerer det

Dine leverandører sender deres fakturaer til dig, som de altid har gjort. Alternativt mailer de en PDF-faktura til din faktura-inboks Papirfakturaer scannes og PDF-fakturaer hentes i mailboksen.  ReadSoft markerer de felter, som ikke er tolket 100 % for en ekstra kontrol, inden fakturaen sendes til Palette til kontering og godkendelse.

Fordele:

  • Du vælger selv, om du vil have ReadSofts software som Cloud-løsning eller lokal installation.
  • Du får med Cloud-versionen en løsning, som optimerer sig selv, og som lærer, hvordan dine fakturaer ser ud, så jeres manuelle kontrol minimeres over tid.
  • Dit personale er eksperter på jeres fakturaer og håndterer hurtigt og enkelt dem, der markeres til kontrol.
  • Du får nemt skiftet til e-faktura i takt med, at du har ressourcer til det.
  • Du får et brugerinterface på mange sprog (afgørende for globale organisationer).
  • Du kan enkelt fordele arbejdet til forskellige pladser og lande, hvis du har geografisk spredte organisationer, egne shared service.

Ulemper:

  • Der er noget manuelt arbejde forbundet med håndtering af papirfakturaer
  • Investering i og vedligeholdelse af scanner (hvis din multifunktionsscanner ikke er tilstrækkelig)

Scan leverandørfakturaer – som en tjeneste

Dine fakturaer tilpasses scanningbureauets struktur. Typisk sendes papirfakturaerne til en postadresse mærket med dit unikke ID, og mailede PDF-fakturaer sendes til en (generel eller unik) mailadresse hos scanningsbureaet til scanning af leverandørfakturaer og tolkning af informationen. Fakturaerne sendes til Palette til kontering og godkendelse.

Fordele:

  • Du kan nemt skrue op for volumen ved vækst.
  • Du behøver hverken scanner eller brug af egne ressourcer.
  • Du får en konkurrencedygtig pris ved meget store volumer.

Ulemper:

  • Risikoen for forkert tolket information er højere end ved egen fakturascanning.
  • Få (hvis nogen) scanningtjenester kan håndtere fakturainformation på linjeniveau med godt resultatet.

Samlet pakke for fakturascanning og dataindsamling

Palette tilbyder løsninger til automatiseret tolkning af papir- og PDF-fakturaer i samarbejde med ReadSoft. Hvis I allerede har jeres egen interne løsning til scanning og tolkning af fakturaer, kan den kobles til Palette. På den måde tilbyder Palette et komplet setup af muligheder og alternativer til at imødekomme de fleste behov og situationer ift. fakturascanning og dataopsamling.

Til automatiseret tolkning af papir- og PDF-fakturaer samarbejder vi med ReadSoft. Begge ReadSofts løsninger (ReadSoft Online og ReadSoft Invoice) spiller sammen med Palette og bruges med stor succes af en lang række kunder.

Fakturatolkning med Pagero
Når det kommer til e-fakturaformatet, samarbejder Palette med Pagero og Pageros tjeneste Pagero Online. Læs mere om, hvordan du modtager e-fakturaer.

Palette tilbyr ett samlet pakke  for fakturascanning og tolkning af fakturadata

Kundecases

Sportmaster automatiserer deres Purchase to Pay-processer med Palette
Founded in 1979, SPORTMASTER is Denmark’s leading chain of sporting goods retailers.
Hartela automates the purchase-to-pay process with Palette
Hartela is a Finnish family-run business established in 1942, specializing in building homes, offices and industrial buildings.
Clas Ohlson Automates AP with Palette
One of Sweden’s best-known retailers, Clas Ohlson, operates around 200 physical stores in Sweden, Finland, Norway, Germany, and England.

Er du klar til næste skridt?

Fortæl os, hvilke udfordringer I har