Automatisk fakturamatchning

Gør din fakturahåndtering enklere og mere effektiv. Med automatisk fakturamatchning med indkøbsordrer og kontrakter forsvinder stort set alle manuelle led i Purchase-to-Pay-processen, samtidig med at kontrollen bliver bedre.

Matchning med indkøbsordrer øger automatiseringen

Hvorfor bruge tid og penge på at håndtere leverandørfakturaer manuelt, når hele processen kan automatiseres med vores ordrematchning? Hvis der er match mellem en faktura og en indkøbsordre, arver fakturaen kontering og godkendelse fra ordren og kan gå direkte til betaling uden manuel håndtering.

Med afsæt i enkle regler styrer systemet, hvad der skal ske med de fakturaer, hvor der ikke er et match, og hvad tærsklen for afvigelser skal være i jeres fakturamatchning.

“Palettes ordrematchning forbinder effektivt indkøbsordre og faktura, og det er nemt at definere regler for eventuelle afvigelser. Den manuelle håndtering er minimal og meget enkel.”

Rene Faurskov, Finance Manager i Sportmaster Danmark

Ordrematchning på totalen eller linjeniveau

Match mellem indkommende fakturaer og indkøbsordrer kan enten foretages på det samlede fakturabeløb eller for hver posteringslinje. Matchning foretages desuden med ordre eller leverancenummer, beløb eller kontrakt.

En faktura kan indeholde poster fra flere indkøbsordrer, og en indkøbsordre kan matches med flere forskellige fakturaer, uanset om ordren er helt eller delvist leveret.

Princippet med fakturamatchning er at automatisere så mange led i processen som muligt. Dermed skal du kun håndtere afvigelserne.

De forskellige niveauer af indkøbsordrematchning

Der findes to forskellige niveauer af indkøbsordrematchning: 2-vejs og 3-vejs. Disse niveauer afspejler, hvor mange dokumenter en faktura matches med.

● 2-vejs matcher fakturaen med den modsvarende indkøbsordre
● 3-vejs matcher fakturaen med den modsvarende indkøbsordre og kvittering for modtagelse

3-vejsmatchning er den mest udbredte metode. For at muliggøre automatiseret 3-vejs fakturamatchning, skal I sikre, at jeres masterdata (leverandørbogføring, indkøbsordredetaljer og kvittering for modtagelse) kan synkroniseres gnidningsfrit med jeres ERP-system og automatiske fakturahåndteringsløsning.

Fem hovedfunktioner i Palettes fakturamatchning

  • Fuld automatisering – “Touchless invoice”
  • Foruddefinerede matchningsregler
  • Matchning på totalen eller linjeniveau
  • Hurtig og enkel afvigelseshåndtering
  • Enkel integration til eksisterende indkøbssystem

Mere effektiv fakturamatchning

Automatisér fakturahåndteringen maksimalt ved at lade systemet matche fakturaer med indkøbsordrer eller kontrakter. Tag dig kun af afvigelserne, og få tid til mere kvalificeret arbejde.

Med det rigtige system bliver det enklere for både ledere og medarbejdere at håndtere indkøb, fakturaer og udlæg. Samtidig reduceres administrationen i økonomi- og indkøbsafdelingerne.

Når hele processen automatiseres, bliver det nemmere at købe den rigtige vare fra den rigtige leverandør til den rigtige pris. Godkend indkøbsordren i stedet for fakturaen, og få fuld omkostningskontrol, inden købet sker!

Automatisk afvigelseshåndtering

Visse typer af afvigelser kan håndteres automatisk. Det er muligt at opstille regler for, hvor meget en faktura må afvige fra indkøbsordren. Disse regler kan knyttes til både hovedfakturaen og de enkelte poster og angives i procent eller beløb.

Det er også muligt at have specifikke regler for hver leverandør. Hvis der er prisafvigelser, når en faktura matches, kan afvigelsen automatisk konteres på en særskilt konto.

Match med indkøbsordre i et andet system

Palettes indkøbsordrematchning kan selvfølgelig bruges med vores indkøbsmodul.

Men det er også muligt at matche med indkøbsordrer i et eller flere eksterne indkøbssystem. Systemet integreres og konfigureres i overensstemmelse med jeres ønsker og behov. Fx kan Palette sættes op til at håndtere automatisk matchning, men det er også muligt at matche fakturaer manuelt efter behov. Matchning kan foretages på beløb eller antal i de underliggende indkøbsordrer.

Er du klar til næste skridt?

Fortæl os om jeres udfordringer