Fakturahåndtering

Elektronisk fakturahåndtering – digital fakturahåndtering – automatisk fakturahåndtering

Nu er fremtidens fakturahåndtering her! Automatisér leverandørfakturaer i din fakturabehandling med Palette, så får du bedre kontrol, hurtigere flows og mindre manuel håndteringi et samlet fakturahåndteringssystem. Her beskriver vi, hvordan en tidssvarende løsning til elektronisk fakturahåndtering fungerer, og hvilken værdi effektiviseringen giver jer i jeres håndtering af fakturaer.

Med et digitalt system til automatisk fakturahåndtering falder håndteringstiden i din samlede fakturabehandling

Automatisk fakturahåndtering har mange fordele

Når man indfører et digitalt system til automatisk fakturahåndtering falder håndteringstiden i din samlede fakturabehandling, samtidig med at I øger kontrollen med hele processen. Med automatisk fakturahåndtering minimeres risikoen for, at fakturaer forsvinder, og hele flowet fra modtagelse over kontering og godkendelse til betaling går betydeligt hurtigere.

Forsinkede betalinger og rykkergebyrer bliver en saga blot i din fakturahåndtering. Alle fakturaer er lette at finde med automatisk fakturahåndtering, og du kan altid se, hvor i organisationen de helt præcist befinder sig, og hvilken status de har.

 

Brugervenligt system

Du kommer hurtigt i gang med at arbejde i vores løsning til leverandørfakturahåndtering. Brugerinterfacet er intuitivt, og det er nemt at forstå, hvordan du konterer og godkender en faktura i digital fakturahåndtering. Det er særligt vigtigt, fordi mange forskellige funktioner og roller i virksomheden kommer til at bruge vores fakturaprogram til elektronisk fakturahåndtering.

Du kan logge på Palette, uanset hvor du befinder dig via computer, tablet eller mobil. Det, at du kan gennemse og godkende fakturaer direkte i mobilen er helt klart en stor fordel i din samlede fakturabehandling, som mange fremhæver ved elektronisk fakturahåndtering og Palette.

Du kan logge på vores system til digital fakturahåndtering via computer, tablet eller mobil

“Med Palette vil vi kunne fordoble antallet af leverandørfakturaer uden behov for ansættelse af mere personale!”

Finn Rune Kristiansen
CFO i 4Service Gruppen AS

Elektronisk fakturahåndtering er for alle typer af virksomheder

Uanset om du er del af en stor, mellemstor eller mindre virksomhed, kan du effektivisere håndteringen af leverandørfakturaer med et automatisk og elektronisk fakturasystem. Du kan opnå store besparelser, samtidig med at du bliver mindre sårbare over for udsving i antallet af og kompleksiteten i leverandørfakturaer.

Det er især afgørende, hvis I er en start-up eller vækstvirksomhed, som skal være agil og i stand til at reagere hurtigt på stigende efterspørgsel og dermed øget behov for vareindkøb. Og mere etablerede virksomheder vil i det hele taget opleve en smidigere, hurtigere og sikrere håndtering af fakturaer.

Læs mer


Det er ikke alle virksomheder, der har mulighed for at kræve særlige fakturaformater fra deres leverandører, fx e-fakturaer der kan indlæses direkte i faktura- og økonomisystemet. Det er med andre ord svært for mange virksomheder helt at undgå håndtering af papirfakturaer. Derfor kan alle typer af virksomheder vinde meget på effektiviseringen ved at få digitaliseret og fortolket papir- og pdf-fakturaer. I mange tilfælde starter processen således manuelt med scan fakturahåndtering. Herfra vil fakturaprocessen være 100 % digital.

Godkendelsesproceduren

I enkelte virksomheder vil godkendelsesproceduren være meget enkel, fx ved at alle fakturaer godkendes af én central person. Men i de fleste virksomheder ser billedet helt anderledes ud. Her kan der være behov for, at samme faktura godkendes af flere personer, at en beløbsgrænse afgør, hvem der godkender fakturaen, at forskellige personer skal godkende forskellige indkøb på samme faktura, eller noget helt fjerde.

Derfor skal fakturagodkendelsen kunne ske med automatisk distribution til rette modtager(e) samt godkendelse med et enkelt klik. Herudover er der ofte et stort antal tilbagevendende fakturaer i alle typer af virksomheder, som også kræver unødvendig opmærksomhed måned efter måned (rengøring, abonnementer, husleje, mv.).

Et system til automatisk fakturahåndtering kan via kontraktmatchning og fakturamatchning sikre automatisk godkendelse af fakturaer, når der foreligger en godkendt kontrakt eller indkøbsordre. Dette alene sparer organisationen for meget tid.

Kort sagt vil alle typer af virksomheder kunne opnå små, store og helt afgørende effektiviseringer i alle led af fakturaprocessen med et system til elektronisk fakturahåndtering.

Læs mindre

Fakturahåndtering – trin for trin

Elektronisk fakturahåndtering kan opsummeres i tre trin:

Informationen fra fakturaen indlæses og tolkes automatisk, uanset om det er en papirfaktura eller e-faktura til scan i fakturahåndteringen

Når fakturainformationen ligger i dit fakturahåndteringssystem, følger den et forudbestemt digitalt flow.

Godkendelse
Du logger ind i Palettes fakturasystem fra din computer, smartphone eller tablet. Her matches fakturaen med den rigtige leverandør, hvorefter den konteres og godkendes. Fakturasystemet tilpasses til jeres godkendelsesrutiner, og fakturarne kan deles op i flere konteringslinjer og sendes til forskellige personer. På den måde får de pågældende personer adgang til at godkende online i vores Cloud-baserede fakturahåndtering via webbrowser eller mobil, uanset hvor de befinder sig.

Automatisk matching
Fakturaer, som matches med rekvisition eller indkøbsordrer, går automatisk videre til betaling.

Automatisk kontering
Du kan automatisere en stor del af konteringen. Vi kan aflæse informationen i dine fakturaer og komme med forslag til konteringer, som I efterfølgende godkender eller ændrer, hvis det er nødvendigt.

Enkel søgefunktion
Det er let at følge status på fakturaerne og udskrive forskellige typer rapporter. Alle fakturaer gemmes digitalt og er derfor lette at søge efter i systemet.
Godkend de konterede fakturaer på en valgfri enhed i henhold til det definerede godkendelsesflow. Fakturaer, som matches med rekvisition eller indkøbsordrer, går automatisk videre til betaling.

Faktura og leverandør kontrolleres i økonomisystemets database og sendes automatisk til betaling efter endelig godkendelse.

Fakturahåndteringssystem:

Integration med dit økonomisystem

Palettes fakturahåndteringssystem integreres helt og holdent med dit eksisterende økonomisystem. Det betyder i praksis, at alt, du foretager dig i Palette, automatisk overføres til økonomisystemet, uden at du skal foretage dig yderligere.

Vi henter også automatisk indstillinger i dit økonomisystem fra de databaser, der skal bruges til at kunne bogføre en faktura, fx leverandørregister, kontoplan og valutaer.

Fakturaen betales fra økonomisystemet

Når fakturaen efterfølgende er konteret og klar i Palette, overføres den til betaling i økonomisystemet.

 

Vores system till fakturabehandling integreres helt og holdent med dit eksisterende ERP

Hvorfor bruge Palettes fakturasystem?

Bedre tilgængelighed

Med vores løsning får du let adgang både på og uden for kontoret. Godkend dine fakturaer på computer, tablet eller mobil.

Mere effektive processer

Et tidssvarende og effektivt system til automatiseret fakturahåndtering fra leverandører reducerer omkostningerne og skaber mere tid.

Øget kontrol

Umiddelbar kontrol over alle fakturaer uanset status giver dig godt overblik, hurtigere godkendelsesflow og smidigere månedsafslutninger.

Første trin ved automatisk fakturahåndtering er scanning og tolkning af faktura data

Enklere at modtage fakturaer

For at få en faktura ind i jeres flow, kan du benytte en af følgende tre metoder:

Scanningscentral
Du beder dine leverandører sende deres papir- og PDF-fakturaer til en ny modtageradresse, som du får af os. Vi åbner de fysiske breve, scanner, tolker og sørger for, at du får dine fakturaer ind i det samlede flow for elektronisk fakturahåndtering. Efterfølgende kan du kontere og godkende fakturaerne.

Scan fakturaerne selv
Du scanner selv dine fakturaer, og sender dem til en særlig e-mailadresse, så informationen fra fakturaerne kan tolkes automatisk og overføres til Palette. Få dine leverandører til at maile PDF-fakturaer direkte til mailadressen, og slip for besværet med post og papir.

Digital fakturahåndtering og e-faktura

Som supplement til ovenstående kan du med digital fakturahåndtering også modtage EDI-fakturaer. I vores løsning til digital fakturahåndtering kan du se, hvilke leverandører der kan sende EDI-fakturaer og dermed automatisk overgå fra papirfaktura til e-faktura.

Elektronisk faktura er den mest effektive måde at modtage og overføre fakturainformation.

Læs mere om e-faktura

I vores løsning til elektronisk fakturahåndtering kan du se, hvilke leverandører der kan sende EDI-fakturaer

Smidig integration med jeres økonomisystem

Integration med Dynamics AX

Få fordel af vores smidige integration med AX. Indkøbsordrerne fra AX importeres i Palette, hvor fakturamatchning og godkendelse klares helt automatisk.

Integration med Dynamics NAV

Integrér Palette med Navision, og tag automatiseringen af jeres leverandørfakturaer til næste niveau. Dataflowet mellem systemerne sker i realtid.

Integration med Business Central

Palette kommer med en standardintegration med Dynamics 365 Business Central. Fakturadata udveksles mellem systemerne i realtid.

Integration med D365FO

Få fordel af vores smidige integration med D365 for Finance and Operations. Indkøbsordrerne importeres i Palette, hvor fakturamatchning og godkendelse klares helt automatisk.

Er du klar til næste skridt?

Fortæl os om jeres udfordringer.