Fakturahåndtering

Nu er fremtidens fakturahåndtering her! Automatisér leverandørfakturaer med Palette, så får du bedre kontrol, hurtigere flows og mindre manuel håndteringi et samlet fakturahåndteringssystem. Her beskriver vi, hvordan en tidssvarende løsning til elektronisk fakturahåndtering fungerer, og hvilken værdi effektiviseringen giver jer i jeres håndtering af fakturaer.

Automatisk fakturahåndtering har mange fordele

Når man indfører et digitalt system til elektronisk fakturahåndtering falder håndteringstiden, samtidig med at I øger kontrollen med hele processen. Med automatisk fakturahåndtering minimeres risikoen for, at fakturaer forsvinder, og hele flowet fra modtagelse over kontering og godkendelse til betaling går betydeligt hurtigere. Forsinkede betalinger og rykkergebyrer bliver en saga blot. Alle fakturaer er lette at finde, og du kan altid se, hvor i organisationen de helt præcist befinder sig, og hvilken status de har.

 

Brugervenligt system

Du kommer hurtigt i gang med at arbejde i vores løsning til leverandørfakturahåndtering. Brugerinterfacet er intuitivt, og det er nemt at forstå, hvordan du konterer og godkender en faktura. Det er særligt vigtigt, fordi mange forskellige funktioner og roller i virksomheden kommer til at bruge vores fakturaprogram. Du kan logge på Palette, uanset hvor du befinder dig via computer, tablet eller mobil. Det, at du kan gennemse og godkende fakturaer direkte i mobilen er helt klart en stor fordel, som mange fremhæver ved elektronisk fakturahåndtering og Palette.

Elektronisk fakturahåndtering er for alle typer af virksomheder

“Med Palette vil vi kunne fordoble antallet af leverandørfakturaer uden behov for ansættelse af mere personale!”

Finn Rune Kristiansen
CFO i 4Service Gruppen AS

Fakturahåndtering – trin for trin

Elektronisk fakturahåndtering kan opsummeres i tre trin:

Informationen fra fakturaen indlæses og tolkes automatisk, uanset om det er en papirfaktura eller e-faktura.

Når fakturainformationen ligger i dit fakturahåndteringssytem, følger den et forudbestemt digitalt flow.

Godkendelse
Du logger ind i Palettes fakturasystem fra din computer, smartphone eller tablet. Her matches fakturaen med den rigtige leverandør, hvorefter den konteres og godkendes. Fakturasystemet tilpasses til jeres godkendelsesrutiner, og fakturarne kan deles op i flere konteringslinjer og sendes til forskellige personer. På den måde får de pågældende personer adgang til at godkende online i vores Cloud-baserede fakturahåndtering via webbrowser eller mobil, uanset hvor de befinder sig.

Automatisk matching
Fakturaer, som matches med rekvisition eller indkøbsordrer, går automatisk videre til betaling.

Automatisk kontering
Du kan automatisere en stor del af konteringen. Vi kan aflæse informationen i dine fakturaer og komme med forslag til konteringer, som I efterfølgende godkender eller ændrer, hvis det er nødvendigt.

Enkel søgefunktion
Det er let at følge status på fakturaerne og udskrive forskellige typer rapporter. Alle fakturaer gemmes digitalt og er derfor lette at søge efter i systemet.
Godkend de konterede fakturaer på en valgfri enhed i henhold til det definerede godkendelsesflow. Fakturaer, som matches med rekvisition eller indkøbsordrer, går automatisk videre til betaling.

Faktura og leverandør kontrolleres i økonomisystemets database og sendes automatisk til betaling efter endelig godkendelse.

Fakturahåndteringssystem:

Integration med dit økonomisystem

Palettes fakturahåndteringssystem integreres helt og holdent med dit eksisterende økonomisystem. Det betyder i praksis, at alt, du foretager dig i Palette, automatisk overføres til økonomisystemet, uden at du skal foretage dig yderligere.

Vi henter også automatisk indstillinger i dit økonomisystem fra de databaser, der skal bruges til at kunne bogføre en faktura, fx leverandørregister, kontoplan og valutaer.

Fakturaen betales fra økonomisystemet

Når fakturaen efterfølgende er konteret og klar i Palette, overføres den til betaling i økonomisystemet.

 

Hvorfor bruge Palettes fakturasystem?

Bedre tilgængelighed

Med vores løsning får du let adgang både på og uden for kontoret. Godkend dine fakturaer på computer, tablet eller mobil.

Mere effektive processer

Et tidssvarende og effektivt system til automatiseret fakturahåndtering fra leverandører reducerer omkostningerne og skaber mere tid.

Øget kontrol

Umiddelbar kontrol over alle fakturaer uanset status giver dig godt overblik, hurtigere godkendelsesflow og smidigere månedsafslutninger.

Enklere at modtage fakturaer

For at få en faktura ind i jeres flow, kan du benytte en af følgende tre metoder:

Scanningscentral
Du beder dine leverandører sende deres papir- og PDF-fakturaer til en ny modtageradresse, som du får af os. Vi åbner de fysiske breve, scanner, tolker og sørger for, at du får dine fakturaer ind i det samlede flow for elektronisk fakturahåndtering. Efterfølgende kan du kontere og godkende fakturaerne.

Scan fakturaerne selv
Du scanner selv dine fakturaer, og sender dem til en særlig e-mailadresse, så informationen fra fakturaerne kan tolkes automatisk og overføres til Palette. Få dine leverandører til at maile PDF-fakturaer direkte til mailadressen, og slip for besværet med post og papir.

E-faktura

Som supplement til ovenstående kan du med digital fakturahåndtering også modtage EDI-fakturaer. I vores løsning til elektronisk fakturahåndtering kan du se, hvilke leverandører der kan sende EDI-fakturaer og dermed automatisk overgå fra papirfaktura til e-faktura.

Elektronisk faktura er den mest effektive måde at modtage og overføre fakturainformation.

Læs mere om e-faktura

Smidig integration med jeres økonomisystem

Integration med Dynamics AX

Få fordel af vores smidige integration med AX. Indkøbsordrerne fra AX importeres i Palette, hvor fakturamatchning og godkendelse klares helt automatisk.

Integration med Dynamics NAV

Integrér Palette med Navision, og tag automatiseringen af jeres leverandørfakturaer til næste niveau. Dataflowet mellem systemerne sker i realtid.

Integration med Business Central

Palette kommer med en standardintegration med Dynamics 365 Business Central. Fakturadata udveksles mellem systemerne i realtid.

Integration med D365FO

Få fordel af vores smidige integration med D365 for Finance and Operations. Indkøbsordrerne importeres i Palette, hvor fakturamatchning og godkendelse klares helt automatisk.

Er du klar til næste skridt?

Film om fakturahåndtering.