Indkøbsordre og faktura i samme system

Gør din fakturaadministration enklere og mere effektiv. Med automatisk matchning mod indkøbsordre forsvinder mange manuelle trin, samtidigt med at kontrollen styrkes.

Palettes ordrematchning sammenkobler effektivt indkøbsordrer mod fakturaer, samtidigt med at det bliver nemmere at konfigurere regler for evt. afvigelser. Det manuelle arbejde er minimalt og yderst enkelt.

Rene Faurskov, Finance Manager, Sportmaster i Danmark

Indkøbsordre og faktura i samme system

Matchning mod indkøbsordre øger automatiseringen

Hvorfor bruge tid og penge på at håndtere leverandørfakturaer manuelt, når hele processen kan automatiseres med vores ordrebehandling? Hvis en faktura matcher en indkøbsordre, arver de kontering og attest fra ordren og kan overgå direkte til betaling uden manuel håndtering. Med enkle regler styres det, der skal ske med de fakturaer, som ikke længere matcher, og hvilke afvigelsesniveauer der skal accepteres.

Ordrematchning på hoved- og rækkeniveau

Matchning mellem indgående fakturaer og indkøbsordre kan foregå på hovedniveau eller rækkeniveau for enkelte varerækker. Matchning foregår også mod ordrenummer eller indleveringsnummer og beløb. En faktura kan indeholde poster fra flere indkøbsordre, og en indkøbsordre kan matches imod flere forskellige fakturaer, uanset om de er helt eller delvist leverede. Princippet er, at processen automatiseres så længe som muligt. Det eneste, du skal tage hånd om, er afvigelserne.

Matchning mod indkøbsordre øger automatiseringen

Fem hovedfunktioner:

  • Fuld automatisering "Touchless invoice"
  • Foruddefinerede matchningsregler
  • Matchning på total- eller rækkeniveau
  • Hurtig og nem håndtering af afvigelser
  • Enkel integration i eksisterende indkøbssystem
Yderligere muligheder:

Kontrakt

Kontrakthåndtering med bedre kontrol, hurtigere flow og mindsket manuel håndtering. Gør kontrakter og dokumenter søgbare med vores digitale kontraktdatabase.

Bestillinger

Effektivisér indkøbsprocessen ved at købe de rette varer, fra den rette leveradører til den rette pris. Få kontrol over de indirekte omkostninger allerede idag.

E-faktura

Modtag e-fakturaer direkte i Palettes løning, så bliver håndteringen af leverandørfakturaerne endnu mere effektiv. På indkøbssiden får I mere anvendelig data.

Ordermatching

Med automatisk ordrematching knyttes leverandørfakturaen til den rette indkøbsordre uden manuel håndtering.

Attest og afvigelseshåndtering

Automatisér selskabets leverandørfakturaer med palette. Godkend kun afvigelserne og spar masser af tid i økonomi- og indkøbsafdelingerne.

Omkostningsanalyse

Med vores værktøj til omkostningsanalyse får I svaret på, hvad I behøver for at opnå en højere omkostningseffektivitet.

Mere effektiv helhedsløsning

Bedre struktur til dine leverandørfakturaer

Automatiser fakturahåndteringen ved at lade systemet matche fakturaer mod indkøbsordre eller kontrakter. Tag hånd om afvigelser, og få mere tid til kvalificeret arbejde.

Spar tid og penge for hele organisationen

Med det rette system bliver det enklere for både chefer og medarbejdere at tage hånd om indkøb, fakturering og udlæg. Samtidigt mindskes administrationen hos økonomi- og indkøbsafdelingerne.

Øget kontrol og lavere omkostninger

Når hele processen automatiseres, bliver det enklere at købe de rette varer, fra den rette leverandør og til den rette pris. Attester indkøbsordren i stedet for fakturaen, og opnå komplet omkostningskontrol, før købet finder sted!

leverandørfakturaer

Automatisk håndtering af afvigelser

Visse typer afvigelser kan håndteres automatisk. Der kan indstilles regler for, hvor meget en faktura må afvige i forhold til indkøbsordrerne. Disse regler kan defineres på både hoved- og rækkeniveau og kan angives i procent eller eksakte beløb. Det er også muligt at indstille specifikke regler for den enkelte leverandør. Hvis en faktura skal matches og genererer prisafvigelser, kan kontering af afvigelsen automatisk finde sted på en specifik konto.

Match mod indkøbsordre i et andet system

Palettes matchning af indkøbsordrer kan naturligvis benyttes sammen med vores indkøbsmodul såvel som ét eller flere eksterne indkøbssystemer. Systemet integreres og konfigureres i overensstemmelse med kundens ønsker og behov. F.eks. kan Palette konfigureres til at håndtere manuelt matchning, men fakturaer kan også matches manuelt efter behov. Matchning kan foretages på baggrund af et beløb eller et antal underliggende indkøbsordrer.

Mere om attest og håndtering af afvigelser