Elektronisk fakturahåndtering – vejledning
Gør din fakturahåndtering enklere og mere effektiv. Her beskriver vi, hvordan en moderne løsning til elektronisk fakturahåndtering (EFH) fungerer, og hvilke effektivitetsgevinster, den kaster af sig.
Korrekte fakturaer, som udgør hovedparten af vores indkøbsfakturaer, bliver automatisk godkendt og overført til vores ERP-løsning.
René Faurskov, Finance Manager Sportmaster
Sådan fungerer elektronisk fakturahåndtering
Du kan vælge mellem tre muligheder, når det drejer sig om at indlemme fakturaen i processen:
Scanningscentral
Hvis du vælger scanningscentral, får du en ny fakturaadresse af os. Du beder dine leverandører om at sende både papir- og PDF-fakturaer til den nye adresse. Vi poståbner, scanner, fortolker og sørger for, at du får fakturaen ind i systemet til elektronisk fakturaadministration, hvor du efterfølgende konterer og attesterer fakturaen.
Indscan selv fakturaer
En mulighed er, at du selv indscanner dine fakturaer til en e-mail-adresse. Oplysningerne på fakturaen fortolkes automatisk og sendes videre til Palette. Du kan bede dine leverandører om at e-maile PDF-fakturaer direkte til en e-mail-adresse, så du slipper af med al post- og papiradministration.
E-faktura
Som supplement til ovenstående kan du også modtage EDI-fakturaer. I vores løsning til elektronisk fakturaadministration kan du se, hvilke leverandører der kan sende EDI-fakturaer, ligesom du automatisk kan overgå fra papirfaktura til elektronisk faktura.
Fakturaerne håndteres i Palette
När fakturainformationen finns i systemet, följer den ett förutbestämt digitalt flöde.
Attestering
Du kan logge på Palette fra din computer, smartphone eller tablet. Her matches fakturaen mod den rette leverandør, konteres og attesteres. Systemet tilpasses jeres attesteringsrutine, og fakturaen kan opdeles i flere konteringsrækker og sendes til forskellige personer. De rette personer får adgang til onlineattestering via deres webbrowser eller mobilenhed, uanset hvor de befinder sig.
Automatisk kontering
En stor del af konteringsarbejdet kan automatiseres. Vi kan udlæse oplysningerne på din faktura og fremsætte forslag til konteringer, som du efterfølgende godkender eller ændrer – hvis behovet er til stede.
Enkel søgefunktion
Det er enkelt at følge fakturastatus og hente forskellige rapporttyper. Eftersom alla fakturaer gemmes digitalt, er de også søgbare i systemet.
Hvorfor bruge Palette?
Bedre tilgængelighed
Med vores løsning opnår du enkelt adgang på og uden for kontoret. Attester dine fakturaer på computeren, tabletten eller mobilenheden.
Mere effektive processer
Et moderne og effektivt system til administration af leverandørfakturaer reducerer omkostningerne og frigør mere tid til andet i jeres organisation.
Mere kontrol
Øjeblikkelig kontrol over alle fakturaer uanset status giver dig godt overblik, hurtigere godkendelse og fleksible månedsafstemninger.
Integration i dit økonomisystem
Palettes fakturaadministrationssystem er komplet integreret i dit eksisterende økonomisystem, hvilket indebærer, at alt, du foretager dig i Palette, automatisk overføres til økonomisystemet uden manuel indgriben.
Vi henter også automatisk indstillinger fra økonomisystemet til de nødvendige registre med henblik på at kunne bogføre en faktura, f.eks. leverandørregister, kontoplan og valutaer.
Fakturaen betales i økonomisystemet
Når fakturaen efterfølgende konteres og er klar i Palette, overføres den til økonomisystemet af hensyn til betaling.