Fakturastyring – få en smidig proces ved at automatisere fakturaer

Fakturastyring er som udgangspunkt helt uundværligt for forretninger, der vil have en kosteffektiv håndtering af deres leverandørfakturaer. De fleste firmaer har en eller anden form for løsning, men systemer, der blev udviklet for flere år siden, bliver hurtigt umoderne og modsvarer ikke længere dagens krav til automatisering og brugeroplevelse.

For at finde det rigtige system til netop din virksomhed kan det være godt at have kendskab til, hvad fakturastyring egentlig betyder.

Når man er fortrolig med de muligheder, der findes, og desuden ved, hvilke krav der stilles fra din egen virksomhed, bliver det meget lettere at den rigtige systemleverandør.

At have visioner om potentielle procesforbedringer, der er mulige med et nyt system, er bedre end at forsøge at kopiere den nuværende måde at arbejde på til et nyt system. Et godt råd er derfor at overveje, hvordan I gerne vil arbejde fremover.

Automatisér fakturaer gennem en bedre indkøbsproces

Der findes flere delprocesser i fakturahåndteringen, som kan automatiseres. Graden af automatisering kan som regel øges gradvist takket være den hurtige tekniske udvikling. For at tage næste skridt i jeres fakturastyring skal man inkludere nogle processer, som ligger før fakturaen.

Hvis der er en forudgående bestilling eller kontrakt, kan fakturaen som regel håndteres helt automatisk.

Samtidig er det en stor fordel for de fleste virksomheder, at de allerede på forhånd ved, at en faktura på et bestemt beløb er på vej, hvilket er fuldt ud muligt, når man forbinder indkøbs-, kontrakt- og fakturaprocesserne.

Det bliver utvivlsomt meget enklere at komme med pålidelige prognoser over cashflow og fremtidig omkostningsudvikling. Vi har nu kort beskrevet de allervigtigste elementer til at kunne automatisere fakturaer i en virksomhed/organisation fuldt ud.

Digitalisering af fakturadata og e-fakturering

At digitalisere informationen fra fakturaen er første skridt, når man vil automatisere. Uanset om fakturaerne kommer i elektronisk format, som papirfakturaer eller pdf, skal selve datafangsten ske, inden der kan initieres nogen form for automatisk fakturastyring. Det første skridt sker gennem scanning og OCR-teknologi, hvilket kort fortalt betyder, at et selvstændigt program tolker fakturainformationen fra papir eller pdf og omdanner fakturadata til elektronisk format.

Mange virksomheder vælger at scanne papirfakturaer selv, men man kan også købe den service eksternt. Visse scanningsleverandører har en automatiseringsgrad på over 99 % ved fakturatolkning. For at opnå 100 % automatisering af datafangsten, skal man bruge e-faktura.

Det er også et lovkrav i mange lande, at fakturaer, som fx sendes til aktører i den offentlige sektor, skal være i elektronisk format. En generel anbefaling til alle virksomheder, som vil øge graden af automatisk fakturastyring, er at eksplicit bede deres leverandører sende e-faktura i stedet for papir- eller pdf-formater.

Her kan du læse mere om fakturascanning og e-faktura

Approve invoices and purchase orders on your mobile phone

Indkøbsordrematchning – kan automatisere ca. 70 % af fakturamængden

En stor andel af de indirekte indkøb foretages i dag via indkøbsordrer med tydelig specifikation af en vare eller service, leverandør, pris og betalingsvilkår. Når fakturaen kommer, sammenlignes den med indkøbsordren. Hvis ordren er digital og er udarbejdet i samme system, som modtager fakturaen, kan den matches automatisk – helt uden manuel håndtering.

Det bliver, hvad man kalder en “zero touch process”.

Her kan du læse mere om fakturamatchning

Periodiske fakturaer og aftaler – kan automatisere ca. 20-30 % af fakturamængden

Alle virksomheder har en vis mængde fakturaer, som er baseret på en bagvedliggende aftale eller abonnementsordning, fx husleje, rengøring, telefonabonnementer og andre tjenester, som indkøbes til en fast månedspris over en længere periode. At lade systemet matche tilbagevendende fakturaer med en rigtig eller fiktiv aftale kan hurtigt øge graden af automatisk fakturastyring.

Med bagvedliggende aftaler er der også mulighed for selvfakturering. Det betyder, at man ud fra en registreret aftale lader systemet skabe fakturaer, som således altid bliver rigtige, kan matches automatisk, og som betales rettidigt. Typiske eksempler på selvfakturering kan være leje af kontorer (årsaftale med 12 månedlige betalinger), serviceaftale med lineære månedsbetalinger eller softwarelicenser.

Når aftaleinformationen ligger i fakturahåndteringssystemet, kan samtlige fakturaer, som matcher aftalevilkårene, håndteres helt automatisk.

Det betyder, at en indgående faktura tjekkes, konteres og registreres af systemet – forudsat at beløbet stemmer overens med aftalen. Fakturaen overføres efterfølgende til økonomisystemet til betaling. Håndteringen sker helt uden manuelt arbejde. Fakturaen arver omkostningscenter og kontering fra den allerede godkendte aftale og behøver derfor ikke at blive godkendt igen.

Læs mere om kontraktstyring

Regler og automatiserede godkendelsesflows fremskynder processen

Lad foruddefinerede regler automatisere fakturaer – der findes mange muligheder for at skabe smarte løsninger. Her er nogle meget brugbare eksempler:

  • Godkendelsesregler – leverandørfakturaer skal godkendes af den ansvarlige

Godkendelsesreglerne, som også kaldes for godkendelsesflowet, er betegnelsen for de regler, der gælder for godkendelse af fakturaer, og som skal foretages, inden økonomiafdelingen kan betale dem. Godkendelsesreglerne er en vigtig proces for at sikre, at en faktura er korrekt og stemmer overens med en tidligere bestilling eller levering. Fakturaer sendes automatisk ud i et foruddefineret godkendelsesflow, alt afhængig af leverandør, aftale, reference eller varetype. Man kan nemt konfigurere systemet, så visse fakturaer skal godkendes af flere personer, inden betalingen kan ske.

  • Afvigelser – hvor meget må en faktura afvige fra ordren?

Selv med tilbagevendende fakturaer kan beløbet variere lidt fra måned til måned. Et eksempel kan være en faktura rengøringsfirmaet, hvor man måske har brug for at debitere flere timer visse måneder. For at undgå manuel håndtering af fakturaen, kan systemet indstilles til, at et beløb inden for et bestemt interval også håndteres automatisk. Ved afvigelser som også overstiger det forudbestemte interval, overtager systemet for fakturastyring og sender fakturaen til manuel kontrol og godkendelse.

Fakturastyring udvikles kontinuerligt

Den virkelighed, vi lever i, er i allerhøjeste grad dynamisk, og det gælder for også for processerne med kreditorer. Derfor er det vigtigt, at organisationen har adgang til et effektivt og brugervenligt system til fakturahåndtering – med potentiale for yderligere automatisering af processen i fremtiden.

Det er selvfølgelig også vigtigt, at der er tid og ressourcer i økonomifunktionen til at videreudvikle rutiner og processer. Det giver stor værdi at have kontinuerlig opfølgning af, hvor stor andel af fakturaerne, som matches automatisk med indkøbsordre, andel af fakturaer, som modtages som e-faktura, eller om der er tilbagevendende afvigelser for specifikke leverandører. Disse tre målepunkter er et godt udgangspunkt for fremtidige forbedringer af processen.

More exciting reading

Er du klar til næste skridt?

Fortæl os, hvilke udfordringer I har