Blog / Fakturahåndtering

Readsoft scanner og fortolker fakturaer

Når man kommer i gang med elektronisk fakturahåndtering, spiller selve datafangsten en større rolle for hele den efterfølgende proces. Datafangsten, dvs. scanning og fortolkning af fakturaer, er det første trin i den daglige administration af leverandørfakturaer. Mange virksomheder har haft succes og automatiseret en større del af arbejdet, men for visse er det et problematisk område. I denne artikel beskriver vi, hvordan ReadSofts løsning fungerer, ligesom vi giver dig tips til, hvad du kan gøre for at opnå succes. Automatiseringsgraden for ReadSoft-brugere ligger på 80-90 %.

Sådan fungerer Readsoft

Dine leverandører sender fakturaer til dig – enten med post eller via e-mail i form af en PDF-faktura til din fakturaindbakke. Papirfakturaer scannes, og PDF-fakturaer hentes i postkassen. Begge varianter tolkes af hensyn til automatisk indlæsning. ReadSofts software kan udlæse fakturainformation på hoved- eller rækkeniveau (artikler, pris, antal osv.). ReadSoft markerer de felter, der ikke fortolkes 100 % af hensyn til ekstra kontrol, inden fakturaerne sendes til Palette til kontering og attestering. Softwaren er tilgængelig som skyløsning (ReadSoft Online) men kan også installeres hos dig (ReadSoft Invoices). Vi er fortalere for skytjenesten, som optimerer sig selv og lærer, hvordan dine fakturaer ser ud, så de manuelle styretrin gradvist bortfalder.

Readsoft Online eller Readsoft Invoices

ReadSoft Online er en skytjeneste, der er tilgængelig hvor som helst og når som helst.

ReadSoft Invoices installeres lokalt hos dig, men du kan også fordele arbejdet på forskellige kontorer med funktionen “distribueret scanning” og “web verify”.

Uanset hvilken ReadSoft-løsning, du vælger, kan du fordele arbejdet på forskellige steder og lande, hvis virksomheden er geografisk spredt, eller af hensyn til udjævning af arbejdsmæssige spidsbelastninger.

Funktioner i Readsoft

  • Du kan håndtere flere virksomheder i én og samme ReadSoft-løsning.
  • Brugergrænseflade på mange sprog til globale organisationer.
  • Landespecifikke indstillinger til moms, datoformat, valutaer og indstillinger til moms, datoformat, valuta og tegnopsætninger.
  • Håndterer papirfakturaer og e-mailede PDF-fakturaer i samme løsning.
  • Fortolker information på rækkeniveau – også selvom rækken varierer i længde eller mellemrum.
  • Automatisk validering af totalsum og momsbeløb.
  • Håndterer enkelt- og flersidede i fakturaer i én proces.
  • Selvlærende teknologi, som bliver bedre for hver faktura, der fortolkes. Du kan også optimere fakturaindlæsningen igennem optimering af skabeloner i ReadSoft Invoices eller brug af feedbackfunktionen i ReadSoft Online.
  • Rapporterings- og analyseværktøj til optimering af processen.
  • Fakturaer, der fortolkes 100 %, kan automatisk gå videre til Palette, men du kan også vælge at verificere alle fakturaer uanset fortolkningsgrad.

Sådan opnår du succes med ReadSoft – tips fra vores kunder

  • Vælg en leverandør af fakturahåndtering eller Purchase to Pay, der også supporterer din ReadSoft-løsning, så du ikke kommer i klemme mellem leverandørerne.
  • Optimer skabelonerne for de leverandører, der sender flest fakturaer. Hvis du benytter ReadSoft Invoices, sparer du meget tid og øger fortolkningsgraden betragteligt.
  • Benyt feedbackfunktionen i ReadSoft Online, når noget fejlfortolkes, således at det rettes og optimeres af ReadSofts udviklere og support.
  • Vælg en scanner, der er certificeret af ReadSoft.
  • Vov at frigive fakturaer, der er “grønne”.

Næste trin inden for øget automatisering: Indfør e-faktura

Stadig flere virksomheder overgår til e-faktura, som automatiserer datafangsten yderligere. Vi har et strategisk samarbejde med Pagero, der forsyner mange af vores kunder med e-faktura verden over.

Fordele ved e-faktura:

  • Fravær af postgang lader dem komme ind i dit system hurtigere (ekstra vigtigt for udenlandske leverandører).
  • Minimerer fejl, eftersom fakturaoplysningerne læses i stedet for at blive fortolket.
  • Du kan stille krav til fakturaindholdet og returnere ufuldstændige fakturaer.
  • E-faktura er en forudsætning for ukompliceret håndtering af information på rækkeniveau.

Læs mere om e-faktura for virksomheter og om hvordan du opnå succes med projektet.

ReadSoft blev grundlagt i 1991 i Sverige og er i dag en del af Kofax Inc.

Danish print Publish date: 2019-05-26