Blog / Fakturahåndtering

Fakturascanning – valg af løsning til EFH

Det første trin inden for den daglige håndtering af leverandørfakturaer er datafangsten. Mange virksomheder har haft succes og automatiseret en større del af arbejdet, men for visse er det et problematisk område. Det er også et område, der diskuteres flittigt, eftersom flere lande stiller krav til e-faktura, som den offentlige sektor har været fortaler for.

I denne artikel beskriver vi de forskellige muligheder for fakturaindscanning, der eksisterer, ligesom vi redegør for fordele og ulemper ved de respektive løsninger. Vi tager også hånd om e-fakturaens indvirkning på datafangsten men går ikke i dybden med emnet (du kan læse mere om e-faktura her).

Fakturascanning i egen regi eller køb af tjenesten?

Uanset om I overvejer selv at indscanne eller fortolke fakturaer eller købe en scanningstjeneste. er dette et udgangspunkt, før rutinerne er på plads. De af vores kunder, som har testet begge alternativer, oplever, at startafstanden er betydeligt kortere, hvis man ikke behøver at ændre fakturaadressen.

Vi anbefaler ReadSofts software til egen scanning og et lokalt scanningsbureau til tjenesten (kontakt os, så vi kan fortælle mere om bureauer i det eller de lande, hvor du vil modtage fakturaer). Uanset hvilken vej, du vælger, overføres fakturabilledet og fakturaoplysningerne automatisk til Palette.

Indscan selv fakturaer – sådan foregår det

Dine leverandører sender fakturaer til dig, som de altid har gjort. Alternativt e-mailer de dem i form af en PDF-faktura til din fakturaindbakke. Papirfakturaer scannes, og PDF-fakturaer hentes i postkassen. Begge varianter tolkes af hensyn til automatisk indlæsning af ReadSofts software, der også kan læse fakturaoplysninger på rækkeniveau (varer, pris, antal m.v.). ReadSoft markerer de felter, der ikke fortolkes 100 % af hensyn til ekstra kontrol, inden fakturaerne sendes til Palette til kontering og attestering. Læs mere om ReadSofts software her.

Fordele:

  • ReadSofts software er tilgængelig som skyløsning men kan også installeres hos dig.
  • Vi er fortalere for skytjenesten, som optimerer sig selv og lærer, hvordan dine fakturaer ser ud, så de manuelle styretrin gradvist bortfalder.
  • Dit personale er eksperter i jeres fakturaer og håndterer hurtigt og enkelt, de fakturaer, der er mærket til kontrol.
  • Det er nemt at overgå til e-faktura, og du kan gøre det i dit eget tempo.
  • Brugergrænseflade på mange sprog til globale organisationer.
  • Det er nemt at fordele arbejdet på forskellige steder og lande for geografisk spredte organisationer, for dem, der benytter egne shared serice centers, eller af hensyn til udjævning af arbejdsmæssige spidsbelastninger.

Ulemper:

  • Et vist omfang af manuelt arbejde for kontoret til papirfakturaer.
  • Investering i og vedligeholdelse af scanner (hvis din multifunktionsscanner ikke er tilstrækkelig).

Indscan leverandørfakturaer – som tjeneste

Dine fakturaer bearbejdes i overensstemmelse med scanningsleverandørens struktur, og det er mest almindeligt, at papirfakturaer sendes til en postboks mærket med dit unikke id, mens e-mailede PDF-fakturaer sendes til en (generel eller unik) e-mail-adresse hos scanningsbureauet, der indscanner fakturaer og fortolker oplysningerne. Fakturaerne sendes til Palette til kontering og attestering.

Fordele:

  • Nemmere opskalering af volumener under vækst.
  • Kræver hverken scanner eller egne ressourcer.
  • Prisbilligt ved meget store volumener.

Ulemper:

  • Risikoen for fejlagtigt fortolket information er højere end ved egen fakturascanning.
  • Få (om nogen) scanningstjenester kan håndtere fakturainformation på rækkeniveau med gode resultater.

En anden mulighed for at løse datafangst er at outsource aflæsningen eller modtage e-fakturaer. Vi vil fortælle dig mere om dette i det næste blogindlæg, du finder her.

Danish print Publish date: 2019-05-21