Blog / Purchase to Pay

Digital omstilling af processen fra indkøb til betaling

At transformere tidskrævende, manuelle processer til automatiserede, digitale processer står højt på ønskelisten hos mange virksomheder.

Ved første øjekast kan digitalisering reducere uønskede hændelser og fejl samt frigøre personaleressourcer, som dermed kan fokusere på mere komplekse og strategiske arbejdsopgaver. Håndteringstiden hos back office reduceres, og processerne bliver ensartede. Derfor er det ikke overraskende, at digital omstilling er en højt prioriteret målsætning indenfor mange organisationer.

Undgå manuelle fejl og bedrageri

Digital omstilling tager tid og kræver store investeringer – såvel økonomiske som personalemæssige. Konsekvensen er, at mange virksomheder fortsætter med manuelle, papirbaserede processer, særligt indenfor indkøbs- og fakturahåndtering (purchase-to-pay).

Men lige når det handler om processen fra indkøb til betaling, er det ikke risikofrit at bevare de manuelle processer. Allerede i 2012 påviste Oracle og PwC, at økonomisk rapportering, cash management og økonomistyring, regnskab og ordrehåndtering tilhører de allermest sårbare forretningsprocesser, når det kommer til bedrageri, svind og rene fejl.

Manuel håndtering og gennemgang af fakturaer og personaleudlæg giver anledning til utallige fejlkilder – mest på grund af den menneskelige faktor. Men manuel håndtering gør det også svært at opdage forsætlig svindel.

Derudover er der den rent operative effektivitet at tage højde for. Jo mere tid økonomiafdelingen skal bruge på at håndtere fakturaer og matching mod indkøbsordrer, desto mindre tid bliver der til overs til det strategiske arbejde og til at værne om virksomhedens økonomi.

I et stadig mere konkurrencepræget erhvervsmiljø – hvor også talentfulde og dygtige medarbejdere har en tendens til at søge nye udfordringer, hvis opgaverne bliver for kedelige og gentagende – er det ikke muligt på lang sigt at forsvare en strategi, hvor man fravælger den digitale omstilling.

Digital omstilling af indkøbs- og fakturaprocesser

Hvilke muligheder findes der for organisationer, som vil satse på en digital transformation indenfor indkøb og leverandørbetalinger? Her gives en oversigt over disse:

  • Elektronisk fakturering: Ved at digitalisere både indkommende og udgående fakturaer, fjernes papirfakturaerne helt. En e-faktureringsplatform benytter sig af formatet EDI (Electronic Data Interchange) eller XML (Extensible Markup Language) i stedet for at udstede fysiske fakturaer i Word- eller PDF-format. E-fakturaerne sendes eller modtages via et web-baseret system.
  • Elektroniske ordrer: Bestillinger og andre forretningsdokumenter kan også håndteres elektronisk, hvilket gør det muligt at integrere indkøbsprocessen fuldt ud med fakturahåndteringen og få et fuldkommen digitalt flow. Igen er nøglen til succes at bruge et webbaseret format i stedet for Word- eller PDF-dokumenter.
  • Automatiseret udlægshåndtering: Indsamling og udbetaling af medarbejderudlæg kan være en tidskrævende og dyr proces – ikke blot for økonomiafdelingen, men også for de involverede medarbejdere. Værktøj, som automatiserer udlægshåndteringen, omfatter normalt en scanningsfunktion for indlæsning samt arkivering af kvitteringer og et centraliseret system med en indbygget godkendelsesproces, der kan sættes op i overensstemmelse med virksomhedsspecifikke parametre.
  • Inkøbssystemer: Indkøbssystemer, der muliggør automatisering af indkøbsprocessen i overensstemmelse med organisations indkøbspolitik. I så fald bliver det muligt at kontrollere, hvem der kan købe hvad, samtidig med at mindre – og ofte tilbagevendende – køb kan foretages automatisk.

Digital omstilling som løsning bringer øget effektivitet

En rapport fra US Paystream Advisors konkluderer, at hver tredje organisation bruger en form for e-indkøbsløsning i øjeblikket. Rapporten fastslår, at den digitale transformation af processen fra indkøb til betaling (purchase-to-pay) definitivt er startet, men at der fortsat findes store muligheder for yderligere digitalisering.

Digital omstilling er løsningen, der bringer øget effektivitet, reducerede omkostninger, forbedret kreativitet og innovation – inden for en bred vifte af processer og forretningsfunktioner. Økonomiafdelingen og processen fra indkøb til betaling er ingen undtagelse.

Hold øje med det næste blogindlæg, hvor vil se nærmere på den digitale omstilling i de nordiske lande!

Danish print Publish date: 2018-08-09